Administratief medewerker bij SchipVast

Wat ga je doen?

Als administratief medewerker ben je een onmisbare schakel in het dagelijks beheer van vastgoed. Je zorgt voor de administratieve en procesmatige ondersteuning, waarbij jouw gestructureerde werkhouding en nauwkeurigheid centraal staan. Je werkt nauw samen met de vastgoedmanager en verschillende afdelingen, zoals Finance. Jouw verantwoordelijkheden omvatten onder andere:

Administratieve en procesmatige ondersteuning:

• Huurcontractbeheer, met name het beheren en bijwerken van huurcontracten.
• Debiteurenbeheer, met persoonlijke aandacht voor bewoners en het rapporteren van huurachterstanden.
• Energie- en contractbeheer: Het beheren van energiecontracten en het monitoren van tarieven. Periodieke afstemming met externe partijen inzake de exploitatie van zonnepanelen. Het berekenen en verzorgen van periodieke doorbelastingen aan huurders in geval van vastgoed met tussenmeters, zoals bij bedrijfsverzamelgebouwen.
• Opstalverzekeringbeheer: het beheren van het opstalverzekeringenoverzicht, waaronder het tijdig in gang zetten van vereiste zaken, zoals Scope-keuringen, en het monitoren van polisvoorwaarden.
• Het verzorgen van de servicekostenafrekening: berekenen van kosten, opstellen van brieven met daarin de onderbouwing en afstemming erover met de afdeling Finance.
• Het opstellen van huurverhogingsbrieven en de prijzen verwerken in de huurdossiers.
• Het opstellen van processen-verbaal na huurmutaties en nazorg richting bewoners.

Dossier- en kwaliteitsbeheer:

• Het bijhouden van vastgoeddossiers, inclusief de voorbereiding van maandrapportages en het opstellen van demografische statistieken van de woningen.
• Uitvoeren van kwaliteitsbeheer, waaronder analyseren van klanttevredenheidsonderzoeken en het up-to-date houden van vastgoedoverzichten.
• Het periodiek controleren van de grootboekrekeningen en betalingen van huurders en pachters.

Overige werkzaamheden:

• De telefoon aannemen en zorgen voor de bereikbaarheid van het vastgoedbedrijf, waaronder het periodiek controleren en verbeteren van de calamiteitenkaart en daarmee samenhangende operationele processen.